Sebelumnya saya ingin mengkonfirmasi dulu bahwasanya saya belum pernah memiliki pengalaman mengorganisasi antrian untuk 1000 orang. Mungkin even paling banyak yang pernah saya tangani sekitar 200 orang ketika mengadakan try-out, itupun tidak sampai mengantri. Dan antrian paling panjang yang pernah saya ikuti adalah ketika mendaftar STAN.

Anggaplah ini sekedar uneg-uneg tentang berita kerusuhan yang terjadi pada penjualan promosi sebuah produk telepon pintar beberapa hari yang lalu.

Mari kita coba membagi metode ini menjadi 2 bagian: Persiapan dan Pelaksanaan.

Tahap Persiapan

Lokasi

1000 orang itu bisa dibilang sangat banyak apalagi jika dikumpulkan sekaligus dalam satu tempat dan satu waktu. Anggaplah luas badan 1 orang itu 60cm x 60 cm = 3600 cm2 atau 0.36 m2, maka jika kita menyuruh seribu orang berbaris tanpa sela, kita membutuhkan area seluas 1000 x 0.36 m2 = 360 m2 atau seluas lapangan basket (26m x 14m = 364 m2).

Jadi untuk poin pertama carilah sebuah lapangan basket🙂

Konter Layanan

Melayani 1000 orang dalam sehari bukan pekerjaan mudah, tapi tidak yang tidak mungkin buat para penulis blog ini. Jika satu orang dilayani selama n menit, maka waktu yang dibutuhkan total adalah 1000n menit. Anggap transaksi untuk telepon genggam memakan waktu 20 menit untuk satu orang, maka dibutuhkan waktu 1000 x 20 menit atau 2000 menit atau 33.33 jam! Bedeb4h! Tenang dulu, itu kan klo seribu orangnya dilayani di satu konter saja…

Jika total alokasi waktu yang diinginkan sejak orang pertama sampai orang terakhir adalah y menit maka jumlah konter yang dibutuhkan adalah 2000 m / y menit = 2000/x. Misalnya y adalah 3 jam atau 180 menit maka 2000 / 180 = 11.11 (dibulatkan menjadi 11 atau 12 jika ingin lebih cepat) meja konter.
Lamanya waktu dan jumlah konter berbanding terbalik, artinya semakin lama waktu yang dialokasikan semakin sedikit jumlah konternya. Anggaplah waktu normal layanan adalah 4 jam (240 menit) maka jumlah konternya adalah 2000/240 = 8.3 (dibulatkan menjadi 8 atau 9 meja konter).
Jika jumlah meja konter sudah ditentukan misalnya z maka lamanya waktu menjadi 2000 menit / z. Contoh karena jumlah mba2 berpenampilan menarik (baca: seksi) yang akan menjadi penjaga konter hanya ada 6 buah (btw artinya 3 orang) berarti 2000 menit / 3 = 666.67 menit atau 11.11 jam! Selamat berjuang ya mba…

Ok, pesan moralnya, sediakan BANYAK konter layanan!

Nomor Antrian

Kecuali si penjual telepon pintar ini juga cukup pintar untuk memanfaatkan internet dalam membagi nomor antrian, Semoga dia tidak terlalu bodoh untuk tidak mencetak 1000 kupon antrian.

Keamanan

Pastikan panitia sudah berkoordinasi dengan pihak yang berwenang seperti ketua RT, ketua RW, Pemilik lapangan atau gedung, pak satpam, tukang parkir atau kepolisian. Karena kita tidak tahu, berapa banyak mobil atau motor yang bakal diparkir.

Tahap Pelaksanaan

Dalam pelaksanaannya, mungkin ada lebih dari sejumlah peminat yang mengantri. Hanya raja tega yang punya keinginan untuk berkoar-koar sok jagoan kepada orang yang susah payah mengantri hanya untuk diberitahu kalau barang yang dijual sudah habis! Intinya jangan sampai terjadi tindak kekerasan dan kekacauan karena kekecewaan yang seharusnya tidak perlu terjadi.

Tempat duduk

Sediakan paling tidak sebanyak mungkin tempat duduk untuk para pengantri yang sudah berada di depan sehingga ada jarak antara pengantri yang berdiri dan yang duduk.

Jalur Antri dan Pengamanan

Sekalipun orang ingin mengantri, namun jika ada yang menyerobot siapa mau terima. Mengantri masih bukan budaya untuk banyak orang, sehingga jalur antri yang baik wajib ada dan jangan setengah-setengah! Dari luar sudah harus ada jalur antrian dan yang mengantri harus sudah harus pasti dapat!

Papan Informasi

Bagian paling sederhana yang seringkali menjadi kekurangan kita. Hukum fisika mengatakan tidak ada yang melebihi kecepatan cahaya. Papan pesan besar sangat efisien untuk mengabarkan informasi atau pengumuman terkini daripada harus melalui pengeras suara dimana telinga sudah tidak bisa mendengarkan dengan jelas dalam keadaan penuh orang.

Papan informasi ini bisa berupa infografis yang tinggal dicoret dengan cepat untuk menyampaikan pesan. Contohnya seperti menulis sisa waktu di papan tulis pada saat ujian. Buat tabel dengan 10 kolom yang menggambarkan per 100 barang yang sudah habis, lalu coret sebuah kolom setiap 100 barang yang habis, sehingga jikapun sistem antrian tidak berjalan dengan semestinya, para pengantri akan mendapatkan bayangan jumlah yg masih ada. Sekali lagi, pengeras suara sama sekali bukan pilihan yang tepat apalagi satu-satunya pilihan!

Teamwork

Pada akhirnya, pastikan semua panitia mengetahui posisi dan pekerjaan mereka ketika acara berlangsung. Sehingga masalah sekecil apapun sudah harus bisa diantisipasi sejak awal.

Semoga saja hasilnya bisa seperti contoh dibawah ini:

Sekian…